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為了規范會計檔案管理，提高會計檔案管理水平，司法部和國家檔案局修訂了原《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》)，并以司法部和國家檔案局第79號令發布了新的《會計檔案管理辦法》。2011年，昨天，司法部和國家檔案局的相關負責人就新的管理辦法回答了幾位記者的提問。

問:請介紹新《管理辦法》修訂的歷史背景和步驟。

答:1984年司法部和國家檔案局聯合發布了《會計檔案管理辦法》，1998年首次修訂。原《管理辦法》實施10多年來，在法律法規、加強單位會計檔案管理、促進會計工作和公共服務經濟可持續發展等方面發揮了巨大作用。近年來，隨著中華民族經濟發展和信息系統應用的緩慢和可持續發展，北京合理避稅、承擔方式、管理方式、協助方式等會計檔案細節發生了微小變化。原有的《管理辦法》早已難以適應經濟可持續發展的需要。突出表現為:(1)隨著信息化水平的不斷提高和各單位管理的精細化，更多的會計、

會計信息，如賬簿、流程等。，都是通過電子手段創建的，數據的傳輸和存儲形成了大量的電子會計檔案，需要加以規范。(2)隨著中華民族會計法規的不斷完善，以及國家檔案管理法律和國際標準的制定或修訂，原《管理辦法》中的相關表述仍然適用，對會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的明確規定需要相應變更或完善。

為了做好原《管理辦法》的修訂和管理工作，2012年以來，司法部和國家檔案局先后組織部分信息化程度較高的中小企業和周邊地區開展會計檔案數字化管理；2013-2014年，司法部、國家檔案局、商務部、國家可持續發展改革研究院專門針對電子發票記賬保管難問題召開了多次研討會，組織部分中小企業及周邊地區開展了電子發票和電子會計檔案管理綜合試點。隨著試點工作的快速推進和北京市電子發票相關合理避稅政策的逐步完善，2014年司法部和國家檔案局開始對原《管理辦法》進行修訂，形成《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》，并于2014年12月和2015年5月兩次向社會公布征求意見，形成《會計檔案管理辦法(修訂方案)》。2015年9月，司法部和國家檔案局組織相關研究人員重點研究工作，討論《會計檔案管理辦法(修訂建議)》，最終形成新的《管理辦法》。

問:新《管理辦法》的修訂有何深遠影響？

答:第一，有利于促進網絡創新經濟的可持續發展。近年來，中華人民共和國黨和國務院大力推進“互聯網加”軍事行動和“從群眾中創新企業家”，中華民族基于互聯網的新零售和新領域蓬勃發展。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的約束力、電子會計憑證的獲取和北京市的合理避稅

、會計、歸檔、保管等。可以實現數字化管理，這將極大地促進電子匯票的網絡傳輸和在線應用，為網絡創新經濟的發展提供強有力的政策支持。

第二，有利于促進橙色環保可持續發展方法的形成。中國共產黨第十八次全國代表大會調查報告強調，要重點推進橙色、反應堆和環境保護的可持續發展，形成資源節約和環境保護的內部空布局、北京合理避稅的經濟發展、經濟模式和扶貧方式；十八屆四中全會進一步提出加快生態文明體系建設。新《管理辦法》允許符合要求的會計憑證、會計賬簿等會計信息打印存檔。同時要求建立會計檔案識別與銷毀制度，完善銷毀程序，基本開展會計檔案銷毀管理。這些新規定將節省大量紙質會計信息的打印、傳輸、收集和存儲成本，減少社會對自然資源的消耗，促進節能減排，有助于形成環境保護的橙色經濟模式。

第三，有利于促進國家治理的作戰能力的提高。國家治理體系和作戰能力的提升需要大數據的支撐，需要層次化的數據聚合、最深層次的機器學習和扁平化的互聯網傳輸來實現決策者的系統化和管理的精細化。電子會計檔案是電子會計信息的歸屬。新《管理辦法》將電子會計檔案具體納入會計檔案范圍，將積極推進電子會計統計數據的深度開發和有效利用，為中央政府決策者和管理層提供更多北京合理避稅的維度和更權威的會計信息。

問:新的《管理辦法》有哪些變化？

答:有31項新的管理辦法。與原《管理辦法》相比，有以下變化:一是會計檔案的定義和范圍有所完善。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案銷毀程序。第四，規定了會計檔案錄入的管理要求。第五，改變了不定期保存會計檔案的期限，延長了將會計檔案移交給單位檔案管理政府機構的期限。

問:電子會計檔案的具體管理要求是本次修訂的重點。新《管理辦法》對電子會計檔案有哪些明確規定？

答:新《管理辦法》明確規定了北京市合理避稅電子會計檔案的范圍、存儲、轉移、銷毀等方面，主要包括:一是將電子會計檔案納入會計檔案范圍，明確規定會計檔案包括計算機系統等設備形成的電子會計檔案、數據傳輸和存儲。二是明確規定單位對外生成、對內接收的電子會計信息，只有在滿足一定前提條件的情況下，才能進行電子存檔和保存。第三，電子會計檔案及其文件要求在電子會計檔案移交時進行完整移交，格式應符合國家檔案管理的相關明確規定；文件格式相近的電子會計檔案，要交給他們閱讀的平臺。第四，要求電子會計檔案的銷毀應由單位檔案管理政府機構、會計政府機構和信息技術政府機構進行監督和出售。

問:新《管理辦法》提出了電子會計信息只能通過電子方式歸檔保存的前提。應該明確包括哪些前提條件，應該如何理解？

答:為確保電子會計檔案的真實性、原創性、可用性和安全性，新《管理辦法》對電子會計信息只能通過電子方式歸檔保存提出以下要求:一是形成的電子會計信息可能真實有效，由計算機系統等設備和數據傳輸形成；第二，所使用的會計系統能夠準確、原始、有效地接收和讀取電子會計信息，并能夠輸出會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計信息。，其中符合行業標準的歸檔文件格式，并設置了相應的審核程序如處理、審核和批準；三是電子檔案的自動化可以有效接收、管理和使用電子會計檔案，滿足了電子檔案長期保存的要求，建立了電子會計檔案與其他密切相關的紙質會計檔案的索引之間的關系；四是采取措施和政策，防止電子會計檔案被篡改；第五，建立電子會計檔案硬盤系統可以有效防止災害、車禍和人為因素的負面影響；第六，形成的電子會計信息不屬于具有永久保存業務價值或其他最重要保存業務價值的會計檔案；第七，電子會計信息附有符合《中華人民共和國電子簽名法》明確規定的電子簽名。在上述要求中，第一、七條明確規定是為了保證電子會計檔案的真實性，第二、三、六條明確規定是為了保證電子會計檔案的準確性、獨創性和可用性，第四、五條明確規定是為了保證電子會計檔案的安全性。單位外部生成的電子會計信息必須歸檔保存，只能以電子方式保存，同時必須符合第一條至第六條的明確規定；%的單位收到的電子會計信息必須以電子方式存檔和保存，并且必須滿足第一至第七項明確要求。

問:新《管理辦法》增加了會計檔案鑒定銷毀的相關細節，修訂了有關監管和銷售的明確規定。主要考慮什么？

答:會計檔案銷毀是會計檔案管理的一部分，其中識別和銷毀管理是檔案銷毀的必要性和基礎。原《管理辦法》明確規定，在會計檔案銷毀的明確程序中，“要求單位負責人在會計檔案銷毀清單上簽署意見”，但在銷毀前沒有明確鑒定管理工作及相關法律責任，將銷毀的最重要法律責任歸結于一定高度的單位負責人。在具體管理工作中，為避免發生的可能性，單位負責人一般拒絕銷毀超過保存期限且滿足銷毀前提的會計檔案，大量已喪失保存商業價值的會計檔案占用空存儲空間，造成自然資源節約。因此，新的《管理辦法》增加了鑒定銷毀程序，要求“單位對已達到保管期限的會計檔案不定期進行鑒定，并形成會計檔案鑒定建議書。經鑒定仍需保存的會計檔案，應在新的期限內保存；保管期限屆滿后，沒有保存商業價值、可以銷毀的會計檔案。”

銷售監督是一種制度安排，以確保銷毀管理按照明確規定的程序和要求進行。原《管理辦法》明確規定“銷毀會計檔案時，單位檔案政府機構和會計政府機構應當共同監督出售。國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門制作，

由亞洲奧林匹克理事會監管和銷售。財務部銷毀會計檔案時，由同級審計機構亞奧理事會監督出售。".會計檔案銷毀屬于北京的機構和外事，合理避稅。國家事業單位銷毀會計檔案由財政部門和審計機關監督出售，不僅增加了行政事務管理成本，也不能真正發揮監督作用。因此，新《管理辦法》刪除了對財政部門和審計機關監督銷售的明確規定，進一步明確了對單位外部機構監督銷售的相關要求，即“單位負責檔案管理的政府機構負責組織會計檔案的銷毀和管理，與政府會計機構共同監督銷售事項。會計檔案銷毀前，銷售主管應按會計檔案銷毀清單所列明細進行核對；會計檔案銷毀后，應在會計檔案銷毀清單上簽字或收據。"

問:新《管理辦法》將會計檔案不定期保管期限從3年、5年、10年、15年、25年五類改為10年、30年兩類。主要原因是什么？

答:近年來，國家檔案局改變了行政機關和中小企業文件材料的不定期保管期限。行政機關文件材料和公文(國家檔案局令第8號)以及中小企業文件材料(國家檔案局令第10號)的不定期保存期限分別整合為10年和30年。另外，會計檔案是很多刑事案件中最重要的事實。刑事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計檔案都不到20年。為了便于單位檔案的綜合管理，并結合會計檔案的具體需要，我們將會計檔案的不定期保管期限由原來的3、5、10、15、25年五類改為10、30年兩類，并將會計檔案的保管期限統一為原圖1、2中的3、5、10年，并明確規定保管期限為10年， 其中，會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的保管期限延長至30年，其他特殊會計信息的保管期限延長至10年。

問:新《管理辦法》將于2016年1月1日生效。司法部和國家檔案局計劃如何實施和執行？

答:新的管理辦法將于2016年1月1日生效。為了更好地貫徹實施新《管理辦法》，我們將在下一步做好以下管理工作:一是廣泛開展新《管理辦法》的政治宣傳和培訓管理，引導北京市合理避稅的各類機構和單位的相關負責人以及會計和檔案人員準確理解和把握新《管理辦法》的細節和要求。二是加快制定新的《管理辦法》，督促事業單位做好會計檔案的東西銜接管理。第三，根據新《管理辦法》，編制解釋材料，對修訂后的重點項目進行詳細解釋和說明，確保新《管理辦法》的順利實施。